I Curriculum vitae nei processi di selezione del personale
La selezione del personale è un’attività molto delicata per le aziende che sono sempre alla ricerca di figure in grado di rappresentare al meglio i valori aziendali. In questa fase chi si occupa di fare i colloqui ai candidati scruterà il CV in ogni sua parte, cercando di cogliere tutte le potenzialità degli aspiranti collaboratori. Sai però che alcuni dei dati presenti nel CV potrebbero essere considerati particolari secondo la normativa vigente e che i CV non dovrebbero essere conservati «per sempre»?
Ecco alcune informazioni che ti saranno sicuramente di aiuto nel gestire correttamente questi documenti.
I curriculum contengono dei dati «comuni» che sono necessari per l’identificazione del candidato, quali ad esempio i dati anagrafici, dati di contatto, titolo professionale, skill e work experience.
Talvolta possono essere presenti dei dati definiti «particolari» (ex dati sensibili) che, secondo il GDPR, richiedono una maggiore attenzione rispetto agli altri.
Innanzitutto, quali potrebbero essere questi dati e perché sono così «particolari» secondo il legislatore?
Dal CV si potrebbe desumere l’orientamento politico, religioso o filosofico di una persona che ha svolto attività di volontariato oppure ha lavorato per determinate realtà o associazioni o fondazioni che perseguono fini filosofici, religiosi, politici. Ancora, dal CV si potrebbe desumere lo stato di salute del candidato perché vengono segnalati eventuali infortuni, stato di disabilità o appartenenza a categorie protette.
Fondamentale in questi casi sarà il contenuto dell’informativa che deve essere redatta e somministrata dal Titolare del trattamento ai candidati e la scelta delle basi giuridiche e dei termini di conservazione ivi indicati.
La scelta della base giuridica infatti deve tenere conto di due esigenze: la tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato, da un lato, e le finalità perseguite dal Titolare del trattamento, dall’altro. Un’analisi questa che l’azienda dovrà svolgere in stretta collaborazione con i propri consulenti e che dovrà essere adattata al caso concreto, tenendo conto anche delle finalità e modalità di svolgimento della selezione e dei canali per la presentazione del CV.
Basti pensare al caso di una selezione aperta oppure diretta all’assunzione di categorie protette: in questa ipotesi gli interessi in gioco e le modalità di gestione dei CV da parte del Titolare definiranno parimenti diversi.
La medesima analisi deve essere svolta anche per definire i tempi di conservazione del curriculum. Partendo dal presupposto che un curriculum dopo un anno o qualche mese potrebbe già risultare obsoleto perché il candidato può aver sviluppato e arricchito le proprie competenze, la prassi di conservare un curriculum «per sempre, perché può risultare comodo per le future selezioni» e «perché l’azienda tende a conservare tutto» non sembra la più corretta.
Il GDPR richiede espressamente che i dati siano trattati e conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti (principio di limitazione della conservazione) e quindi occorre definire dei termini precisi che, soprattutto, vengano osservati e rispettati dal personale che si occupa di selezionare i candidati.
Dott.ssa Erika Piu
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